Polityka prywatności

Kto jest administratorem danych

Administratorem jest Krzysztof Chwalek, osoba prowadząca jednoosobową działalność w Wielkiej Brytanii pod nazwą Chwalek Agency.

E-mail: hello@chwalekagency.com

Jakie dane przetwarzamy i dlaczego

• Zapytania i potencjalni klienci: dane identyfikacyjne i kontaktowe, organizacja, korespondencja oraz informacje podane dobrowolnie — aby odpowiedzieć i podjąć działania przed zawarciem umowy.
• Klienci i dostawcy: dane kontaktowe, umowne, rozliczeniowe i związane z realizacją usług — aby wykonać umowę, prowadzić działalność i wypełniać obowiązki prawne.
• Bezpieczeństwo strony: techniczne informacje o żądaniach i logi serwera — gdy są niezbędne do działania, ochrony i diagnostyki witryny.
• Analityka: informacje o urządzeniu, przeglądarce i interakcjach poprzez Google Analytics 4 — wyłącznie po uzyskaniu zgody.
• Rezerwacje: dane przesłane za pomocą terminarza spotkań Kalendarza Google — aby umówić i obsłużyć rozmowę.

W zależności od działania podstawą jest podjęcie czynności na żądanie przed zawarciem umowy, wykonanie umowy, obowiązek prawny, zgoda albo udokumentowany prawnie uzasadniony interes, który nie przeważa nad prawami osoby.

Analityka i zgoda

GA4 jest domyślnie wyłączone. Może zostać załadowane dopiero po wyborze analityki w ustawieniach zgody. Pamięć reklamowa i personalizacja pozostają wyłączone. Wybór można zmienić przez „Ustawienia prywatności” w stopce.

GA4 korzysta z identyfikatora pomiaru G-CB1J90KLQ3.

Usługa Analytics jest zarządzana na osobnym brytyjskim koncie Chwalek Agency. Google Signals i personalizacja reklam są wyłączone. Usługa nie jest połączona z Google Ads.

Udostępnianie danych Analytics na potrzeby produktów i usług Google, modelowania i statystyk biznesowych oraz rekomendacji dla firmy jest wyłączone. Dostęp pomocy technicznej jest włączony, aby zespół Google mógł pomagać w rozwiązywaniu problemów z usługą.

Dostawcy i odbiorcy

Dane mogą być udostępniane wyłącznie w niezbędnym zakresie dostawcom hostingu, analityki, komunikacji, rezerwacji, usług profesjonalnych i administracji biznesowej albo organom, gdy wymaga tego prawo.

Strona rezerwacji udostępnia terminarz spotkań Kalendarza Google. Połączenie z Google następuje dopiero po wybraniu „Załaduj Kalendarz Google” lub zewnętrznego linku do rezerwacji. Google otrzymuje wtedy dane techniczne połączenia, takie jak adres IP i informacje o przeglądarce, i może korzystać z własnych plików cookie. Dane wpisane w terminarzu są przetwarzane przez Google w celu realizacji rezerwacji. Załadowanie kalendarza jest niezależne od zgody na analitykę. Opcja „Wyłącz kalendarz” usuwa osadzony kalendarz, ale nie usuwa danych ani plików cookie już przechowywanych przez Google. Zobacz Politykę prywatności Google i informacje o plikach cookie kalendarza.

Cloudflare Pages zapewnia hosting i dostarczanie treści. Cloudflare przetwarza techniczne informacje o ruchu, w tym adresy IP i dane routingu, aby świadczyć i chronić usługę. Przetwarzanie może odbywać się poza Wielką Brytanią i EOG. Witryna nie ma własnego magazynu logów żądań odwiedzających. Zobacz Politykę prywatności Cloudflare.

Cloudflare przechowuje informacje techniczne zgodnie z celem ich przetwarzania, potrzebami bezpieczeństwa i obowiązkami prawnymi. Polityka prywatności dostawcy opisuje te kryteria zamiast jednego stałego okresu dla wszystkich danych o ruchu.

Rezerwacje obsługuje konto Google Workspace. Imię, nazwisko i adres e-mail są wymagane; strona firmy, wielkość firmy i informacja o tym, w czym możemy pomóc, są opcjonalne. Nie skonfigurowano dodatkowych połączonych usług rezerwacji. Okresy przechowywania danych rezerwacji podano poniżej.

Po stronie firmy dostęp do szczegółów rezerwacji ma wyłącznie Krzysztof Chwalek. Nie mają go inne osoby przez udostępnianie kalendarza, rolę współprowadzącego ani administrację Workspace. Google przetwarza te informacje w celu świadczenia usługi.

Transfery międzynarodowe

Google i Cloudflare korzystają z międzynarodowej infrastruktury, również w Stanach Zjednoczonych. Opublikowane przez nich zabezpieczenia transferów obejmują Data Privacy Framework dla transferów objętych tym programem oraz standardowe klauzule umowne, z odpowiednimi postanowieniami brytyjskimi. Szczegóły znajdują się w informacjach Google o transferach danych analitycznych, warunkach przetwarzania danych Google Workspace oraz umowie powierzenia przetwarzania danych Cloudflare. Skontaktuj się z nami, jeśli chcesz uzyskać informacje o zabezpieczeniach dotyczących Twoich danych.

Działalność jest prowadzona w Wielkiej Brytanii i obsługuje osoby w Wielkiej Brytanii oraz Polsce. Jeżeli dostawca przetwarza dane poza Wielką Brytanią lub EOG, zostanie zastosowana odpowiednia decyzja stwierdzająca adekwatność albo zatwierdzone zabezpieczenia umowne i uzupełniające.

Administrator opiera się obecnie na wyjątku dotyczącym sporadycznego przetwarzania z art. 27 ust. 2 RODO i nie wyznaczył przedstawiciela w EOG. Stanowisko wymaga ponownej oceny, jeżeli przetwarzanie w EOG stanie się regularne, masowe, bardziej ryzykowne albo rozszerzy się poprzez stałą analitykę, CRM, newsletter, remarketing lub działania wychodzące.

Jak długo przechowujemy dane

Dane są przechowywane tylko tak długo, jak wymaga tego cel, możliwość ustalenia lub obrony roszczeń oraz obowiązki księgowe i inne obowiązki prawne. Stosowany harmonogram retencji:

• zapytania i niewybrane oferty: 12 miesięcy od ostatniego istotnego kontaktu lub wygaśnięcia oferty;
• odwołane rezerwacje i nieobecności: 6 miesięcy;
• dane dotyczące odbytych rozmów wstępnych: 12 miesięcy;
• umowy z klientami i dokumentacja projektowa: do 6 lat od zakończenia współpracy;
• faktury i dokumentacja księgowa: 6 lat lub dłużej, jeżeli wymaga tego obowiązek prawny;
• informacje techniczne i dotyczące bezpieczeństwa zarządzane przez Cloudflare: zgodnie z kryteriami dostawcy dotyczącymi celu przetwarzania i obowiązków prawnych;
• dane o zdarzeniach GA4: 2 miesiące; dane użytkowników: 14 miesięcy. Okres przechowywania danych użytkownika rozpoczyna się od nowa po zarejestrowaniu jego kolejnej aktywności, więc ponowne wizyty mogą go wydłużyć. Ustawienia te nie obejmują większości standardowych raportów opartych na danych zbiorczych;
• reklamacje i spory: przez czas trwania sprawy, a następnie — gdy jest to potrzebne — do 6 lat.

Okresy są weryfikowane po zmianie celu, konfiguracji dostawcy lub wymogów prawnych. Dane mogą zostać usunięte lub zanonimizowane wcześniej, gdy nie są już potrzebne.

Twoje prawa

W zależności od okoliczności możesz żądać dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia, przeniesienia danych albo wnieść sprzeciw. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na wcześniejsze zgodne z prawem przetwarzanie. Skargę można złożyć do brytyjskiego ICO lub Prezesa UODO.

Obecnie nie stosujemy zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołującego skutki prawne lub podobnie istotne.

Przyszłe działania marketingowe

Newsletter, marketing oparty na CRM, remarketing i cold outreach nie są obecnie aktywnymi funkcjami strony. Przed ich wdrożeniem polityka, mechanizm zgody i ocena wymogów prawa brytyjskiego oraz polskiego zostaną zaktualizowane.